Muitas empresas estão insatisfeitas com suas despesas, mas não sabem exatamente de onde vêm os gastos desnecessários. Para mudar esse cenário, é essencial adotar medidas que englobam diversos departamentos, entre elas reduzir custos com telecomunicações.
O primeiro passo para alinhar as suas despesas é identificar onde estão os custos que podem ser reduzidos. Para isso, deve ser feita uma análise que inclua todos os departamentos da empresa.
Neste texto, listamos algumas dicas práticas para ajudar você a identificar e reduzir custos do setor de telecomunicações. Vamos lá?
1. Analise o cenário da empresa
Muitas vezes, os gastos em telefonia não condizem com a necessidade real da empresa, gerando despesas que podem ser revistas. Mas, para chegar a essa conclusão, vale uma análise mais profunda do funcionamento desse serviço.
Você sabe exatamente quantas linhas e quantos aparelhos estão conectados em sua empresa? Existe algum controle sobre as ligações diferenciadas, como chamadas para celular e chamadas interurbanas, por exemplo? Qual a necessidade desses tipos de ligação na sua empresa?
Se você desconhece as respostas para essas perguntas, o seu primeiro passo deve ser começar a estudar os números importantes para respondê-las. Pode ser que você se surpreenda com os resultados e, se isso acontecer, terá um sinal da necessidade de reduzir custos com telecomunicações.
2. Entenda onde estão os gastos
A partir da análise será possível definir os próximos passos. Se existe um grande número de ligações interurbanas, mas a empresa não tem muitos clientes ou contatos em outras cidades, por exemplo, é hora de começar a examinar as contas telefônicas.
As ligações para celular devem ser uma alternativa aos números fixos, nunca a primeira opção. Porém, todas as decisões devem ser tomadas com bom senso, afinal, de nada adianta proibir ligações interurbanas se elas são realmente utilizadas.
Nesse caso, deve existir o controle e a conscientização na empresa para o bom uso das ligações.
3. Faça boas escolhas quanto à telefonia
Outro aspecto importante são os planos de telefonia: será que a operadora e o plano que você utiliza são realmente a melhor opção para atender às suas necessidades? Ou seria possível otimizá-los para reduzir custos?
Além disso, quando há necessidade de ligar para muitos números de celulares, usar dispositivos móveis para isso pode ser o melhor caminho. Entretanto, caso os aparelhos para os quais são feitas as ligações sejam de operadoras diferentes, talvez seja o caso de adquirir alguns chips.
Dessa forma, você consegue baratear ligações. Porém, é importante ter atenção para não perder o controle sobre as ligações realizadas.
4. Modernize seus equipamentos
Você ainda usa um aparelho de fax antigo por ter receio de trabalhar apenas com o e-mail? As ligações são realizadas somente a partir de telefones fixos e celulares corporativos? O PABX já não está funcionando tão bem?
Uma boa forma de reduzir os custos com ligações é a implementação de ferramentas modernas, que permitem a comunicação a partir do sinal de internet.
Enviar documentos por e-mail e adotar programas de chat, como Skype, são ações que permitem o contato com os clientes sem ter gastos com impulsos telefônicos. Além disso, existem ferramentas para realizar ligações pré-pagas a partir da rede.
A adoção de ações como essas podem ajudar a sua empresa a alcançar uma significativa redução de custos. Disponibilizar a opção de vendas pela internet também costuma ser uma ação eficaz. Entretanto, é importante acompanhar esses processos para garantir que há segurança na rede.
Investir em ferramentas que proporcionam maior segurança eletrônica para sua empresa impacta diretamente em seus resultados e, também, na redução de custos.
Neste post você entendeu como é possível reduzir custos com telecomunicações a partir de uma boa análise e da realização de pequenas mudanças. Agora, que tal ler também sobre 5 equipamentos de segurança eletrônica que não podem faltar?